La principal materia prima de los departamentos de finanzas de las empresas son los números. Sin una garantía de la calidad y disponibilidad de los datos, tanto la integridad como la efectividad de dicho departamento podrían verse cuestionadas. En este sentido, el desafío más importante del sector es lidiar con una mayor cantidad de números y con la complejidad de las fuentes de datos.

Problemas a resolver

Ahora bien, ¿cuáles son los inconvenientes que pueden presentarse?

1. En primer lugar, los profesionales deben dedicar mucho tiempo en la recolección, revisión y preparación de grandes volúmenes de datos financieros antes de poder analizarlos y trabajar con ellos. Esto implica repetir tareas mecánicas en vez de aportar sus conocimientos y valores estratégicos por los cuales han sido contratados.
2. En segundo lugar, muchos ejecutivos senior de finanzas pasan por alto las dificultades del manejo de los datos y no les dan la importancia que se merece. Por ejemplo, el proceso de extracción de los mismos de múltiples fuentes y sistemas para crear reportes es más complejo de lo que ellos podrían imaginarse.
3. En tercer lugar, la información es compleja y a menudo se carga de manera manual, dado que en una misma organización pueden coexistir sistemas dispersos y heterogéneos.
4. Además pueden surgir otras necesidades en lo relativo al acceso de datos. Tal es el caso de procesos efectivos para extraer metadata, los permisos de seguridad para que solo las personas apropiadas puedan ver o editar la información y la posibilidad de que los usuarios puedan establecer una conexión entre los datos actuales con los originales.
5. Muchas compañías han recurrido al menos a algún tipo de automatización para poder enfrentarse a grandes volúmenes de datos financieros. Este es un proceso que involucra programación y encriptación personalizada. Sin embargo, puede ser una carga para mantener y puede fallar cuando deben hacerse actualizaciones o modificaciones en los sistemas. Otras de las desventajas de la automatización es que requiere del equipo de IT, lo cual limita la flexibilidad del departamento de finanzas para adaptarse rápidamente ante distintas condiciones.     

Soluciones

Afortunadamente existen herramientas económicas y productos de software que permiten automatizar el esfuerzo de reunir, de sistemas diversos, grandes volúmenes de datos financieros y transformarlos en utilizables para los profesionales.

Como no todos los productos disponibles se ajustan a las necesidades específicas de cada uno de los departamentos de finanzas, hay que tener en cuenta las siguientes características del producto:

• Debe poder encargarse de cualquier sistema o almacenamiento de datos.
• Debe poder satisfacer desde los requerimientos primarios hasta los más complejos, automatizar los movimientos complejos de datos y ofrecer características tales como seguridad, validación, revisión y control de datos.
• Tiene que estar diseñado para que cualquier profesional del área financiera, sin tener un profundo conocimiento o entrenamiento técnico, pueda utilizarlo sin que se involucre el equipo IT.
• Debe permitir un manejo automatizado de base de datos.
• Tiene que poder permitir el acceso a los usuarios desde diferentes dispositivos para que puedan conectarse en cualquier lugar y franja horaria.  
• Debe cumplir con requerimientos de antifraude y control, tales como registros de auditoría que pueden ser analizados para detectar actividades sospechosas.

Conclusión

Los departamentos de finanzas de las empresas tienen como desafío lidiar con una mayor cantidad de números y con la complejidad de las fuentes de datos. Si bien se detectan problemas en cuanto al acceso y manejo de los datos, afortunadamente existen herramientas económicas y productos de software capaces de solucionarlos.

Al momento de ejecutar los procesos de planeamiento y presupuestación financiera, muchas empresas suelen ser culpables de cometer al menos uno de los 7 pecados capitales que hemos detectado. Es por ello que decidimos compilarlos en un ebook que te ayudará a identificarlos y corregir esos errores que alejan a tu empresa del logro de sus objetivos financieros. Tenemos esto y mucho más en el newsletter de noviembre que podrás encontrar aquí.

El proceso de Planificación y presupuesto puede ser engorroso y doloroso para las empresas, y es cuando muchos CFOs se plantean buscar una solución que facilite esta tarea y complemente el trabajo que se hace en Excel. En este post, detallaremos qué deben tomar en consideración los CFOs cuando emprendan la búsqueda de una solución de Budgeting & Planning.

¿Por qué implementar una solución World Class?

Conforme el tamaño de la empresa aumenta, más complicado se hace ejecutar sus procesos financieros críticos en herramientas como Excel, la preferida de muchos profesionales financieros por su facilidad de uso. Sin embargo, las capacidades de Excel son limitadas y se llega a un punto en que es necesario implementar una herramienta que complemente y potencie el trabajo de Budgeting & Planning que se hace en Excel. Es ahí donde entran en juego las soluciones World Class.

Estas son algunas de las ventajas de implementar una solución World Class:

• Planificación más rápida y confiable: las soluciones World Class permiten planificar en torno a indicadores clave para el negocio (tipo de cambio, inflación, tasas de crecimiento de venta, etc.), lo que da mayor seguridad sobre los resultados esperados, optimiza tu tiempo y recursos, y los de tu equipo.
• Mayor capacidad de análisis y velocidad de respuesta ante los desafíos del entorno: apoyarse solo en Excel para tu proceso de Budgeting & Planning limita las capacidades de Analytics y toma de decisiones de tu equipo financiero. Una solución World Class consolida toda tu información financiera de forma ágil y permite hacer una comparación entre los datos reales y la planificación para replantear estrategias en función del análisis.
• Facilita la colaboración de distintas áreas: si tu empresa maneja su data financiera solo por Excel, unificar la información que venga de distintos departamentos puede ser un proceso basado en el envío de muchos correos, lo que lo hace lento y lleno de errores que perjudican la planeación. Las soluciones World Class cuentan con workflows que facilitan la comunicación, el seguimiento y la consolidación automática, permitiendo contar rápidamente con información confiable de la salud financiera de toda la organización.
• Información consistente y análisis de impacto de decisiones: las soluciones World Class permiten ejecutar ajustes Top-down que permiten hacer simulaciones basadas en información real ingresada previamente (planificación bottom-up), lo que resulta en información consistente y la posibilidad de analizar el impacto de una decisión en las demás variables del negocio.

¿Qué debe incluir una solución de Budgeting & Planning?

Ahora que ya conocés los beneficios de complementar tu presupuestación y planificación financiera en Excel con una solución de Budgeting & Planning World Class, es momento de saber qué características esenciales debe tener para que acompañe y mejore el logro de objetivos de negocio:

• Rápida implementación: si el objetivo es facilitar tu vida y la de tu equipo, la solución que elijas debe ser de rápida integración y con una necesidad de capacitación mínima para los usuarios finales. Nuestras soluciones de Budgeting & Planning se despliegan en solo 10 semanas, están previamente parametrizadas según las necesidades del negocio y puede ser administrada por el usuario final, sin necesidad de soporte de Sistemas.
• Inclusión de mejores prácticas: como mencionamos arriba, una de las ventajas de una solución World Class es la posibilidad de planificar y hacer análisis en función de indicadores clave que determinen el logro de objetivos. Nuestras soluciones integran los drivers de tu negocio, lo que te da la oportunidad de ejecutar análisis What-if con múltiples escenarios simultáneamente; además, dan la posibilidad de combinar data real con información planificada (Forecast).
• Consolidación de la información financiera: buscá una solución que te permita unificar todas las tablas de Excel que usás para el proceso de planificación y presupuestación para poder hacer un análisis profundo y un reporting eficiente, que sea auditable para tomar decisiones clave y efectuar cambios a la velocidad que requiere el negocio.
• Adaptable a los requerimientos del negocio: una solución World Class debe ofrecer una amplia capacidad de análisis de la información que cubra todos los aspectos de la planeación y presupuestación de tu organización. En KMG, implementamos soluciones que cubren aspectos fundamentales como:
• • Planificación de demanda.
  • Planificación de gastos.
  • Distribución de gastos.
  • Estado de resultado.

• Facilidad de implementación de procesos colaborativos: el proceso de Budgeting & Planning involucra datos de las áreas operativas y financieras de una organización, una buena solución facilita la colaboración interdepartamental para recopilar y consolidar data eficientemente. En KMG, implementamos soluciones que contemplan la creación de workflows de aprobación y carga de data descentralizada, con alertas por e-mail para los usuarios involucrados para notificaciones de aprobaciones, rechazos o incumplimiento de fechas límite.

Complementar el proceso de Budgeting & Planning que se realiza en Excel con una solución Ad-hoc es fundamental para el logro de los objetivos de las empresas de hoy: sujetas a los repentinos cambios del entorno y en plena expansión. Una solución World Class es clave para lograr una planificación certera que impulse los logros financieros de tu negocio.

¿Cómo te ayudamos a dar el paso al Budgeting & Planning World Class?

En un mundo en el que se dan cambios a un ritmo tan acelerado, las empresas deben saber adaptarse y repensar sus procesos para estar a la altura de las necesidades de sus clientes y mantenerse competitivas en sus mercados.

Si tu empresa está a punto de encarar una etapa de reingeniería de procesos, en este post detallaremos cómo la metodología de KMG puede ayudarte a agilizar el funcionamiento de tu negocio con un enfoque estratégico que te permitirá llevar dinamismo a todas las áreas de tu organización.

Reinventate con la fuerza de tus datos

Para transformar los procesos de tu negocio no tenés que mirar más allá de los datos que han surgido de su funcionamiento actual: la columna vertebral de toda empresa radica en el seguimiento de indicadores, la simulación de posibles escenarios de negocios y análisis diversos como rentabilidad y niveles de stock, entre otros.

Los primeros pasos para la reinvención de tu negocio son la recolección de estos datos y su  preparación para su posterior presentación y análisis. En la mayoría de los casos que tratamos, este proceso conlleva una gran carga de trabajo manual y termina siendo un proceso ineficiente que deja poco tiempo para el análisis y frustra a los profesionales. En general, se dedica casi un 80% del tiempo a la manipulación de datos y un 20% al análisis, cuando la ecuación debería ser exactamente al revés.

Nuestra metodología

En KMG, buscamos invertir los valores de la ecuación para sacar el máximo provecho de tus datos aportando un enfoque pragmático, acorde al perfil general de nuestros clientes:

• con poca disponibilidad,
• con un abanico diverso de procesos que necesitan mejoras
• y con un presupuesto reducido.

Nuestras soluciones se basan en proyectos cortos que demandan una dedicación moderada por parte de nuestros clientes y buscan definir en conjunto un roadmap estratégico que les permita obtener una evolución gradual favorable en términos de reducción de tiempos en tareas operativas.

Resultado: mayor disponibilidad de tiempo para el análisis de datos.

Además, les ayudamos a encontrar la conexión oculta entre procesos clave que son los que permitirán llevar las mejoras a otras áreas de la organización.

Impulsa la evolución de tu negocio

Es importante que comprendas 3 pilares que son fundamentales para toda empresa que quiera seguir el ritmo de los cambios de su entorno y quiera adaptarse a las situaciones que se presenten:

1. Velocidad

Elimina los procesos tediosos (realizados mayormente en planillas de Excel) por soluciones World Class que reducen sustancialmente los tiempos.

2. Agilidad

Gana rapidez y eficiencia en la toma de decisiones, armando diferentes escenarios de simulación para que puedas accionar de forma proactiva y mantener la marcha de la organización ante cualquier situación de contingencia.

3. Previsión

Las planillas son excelentes herramientas para mejorar la productividad individual, pero no son adecuadas para montar procesos de negocio. Busca siempre soluciones que te aporten fiabilidad y consistencia al momento de analizar, reportar y simular diferentes escenarios de negocio.

En definitiva, una empresa que aspire a mantenerse vigente en el largo plazo debe ser capaz de lograr un estado de mejora continua en sus procesos, mantenerse ágil y estar siempre preparada para hacer los virajes que demanden los distintos escenarios que tenga que afrontar.

¿Tu empresa está transitando este camino?